Minh họa 1 bộ hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh

Chuẩn bị hồ sơ dự thầu phải trải qua 3 giai đoạn

• Giai đoạn 1: Nhận thông tin hồ sơ mời thầu và tiến hành hiểu những nội dung yêu cầu. Ở giai đoạn này, đòi hỏi người chủ trì tổ chức lập hồ sơ dự thầu cần có cái nhìn tổng quát và hiểu về các lĩnh vực liên quan trong một gói thầu (như tài chính, năng lực kính nghiệm hợp đồng, nhân sự thiết bị, hiểu về giải pháp thực hiện gói thầu...). Những thao tác trong giai đoạn này nhằm biết được hồ sơ mời thầu yêu cầu những nội dung gì, từ đó chuẩn bị hoặc giao cho các bộ phận chuẩn bị các tài liệu liên quan để đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
• Giai đoạn 2: Chuẩn bị các tài liệu của hồ sơ dự thầu. Ở giai đoạn này các bộ phận liên quan hoặc người làm hồ sơ dự thầu sẽ phải tìm và chuẩn bị các tài liệu liên quan. Các tài liệu cụ thể như:
  • Bảo lãnh dự thầu (do phía ngân hàng phát hành theo yêu cầu của nhà thầu)
  • Hồ sơ về công ty như đăng ký kính doanh, giấy phép hoạt động, các chứng chỉ, chứng nhận mà công ty có
  • Số liệu tài chính và báo cáo tài chính các năm gần đây
  • Các hợp đồng tương tự kèm theo biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng và hóa đơn chứng từ chứng minh đã thực hiện hợp đồng đó
  • Hồ sơ về nhân sự và thiết bị như bằng cấp, hợp đồng lao động, tài liệu chứng minh kinh nghiệm nhân sự, các tài liệu chứng minh thiết bị thuộc sở hữu hoặc hợp đồng thuê thiết bị (nếu là thiết bị huy động)
  • Giải pháp thực hiện gói thầu
  • Đơn giá dự thầu và dự kiến giảm giá (nếu có).
• Giai đoạn 3: Nộp thầu, sau khi các tài liệu đã được tập hợp và scan dưới dạng file (nên bản pdf hoặc định dạng file ảnh có thể đọc được), người chủ trì tổ chức lập hồ sơ dự thầu sẽ tiến hành tập hợp các hồ sơ lại thành nhóm các file hồ sơ sau đó tiến hành khai báo hồ sơ dự thầu, đính kèm các file hồ sơ đã chuẩn bị nêu trên. Trường hợp là đấu thầu giấy thì thực hiện sắp xếp các tài liệu đó ra sau đó in ấn, đóng dấu công ty (nếu cần) và sao chép đóng quyển theo số lượng yêu cầu.

Minh họa 1 bộ hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh

• Phần 1: Hồ sơ công ty 
  + Bảo lãnh dự thầu
  + Thư cấp tín dụng
  + Đăng ký kinh doanh/Giấy phép hoạt động
  + Các chứng chỉ, chứng nhận
• Phần 2: Báo cáo tài chính và báo cáo tài liệu liên quan 
  + Báo cáo tài chính
  + Báo cáo kiểm toán
  + Tờ khai quyết toán thuế
  + Biên bản kiểm tra thuế
• Phần 3: Hợp đồng tương tự
  + Hợp đồng đã ký
  + Biên bản nghiệm thu, thanh lý
  + Hóa đơn 
• Phần 4: Hồ sơ nhân sự và thiết bị
  + Hợp đồng lao động (hoặc hợp đồng thuê lao động)
  + Bằng cấp chứng chỉ nhân sự
  + Kê khai năng lực kinh nghiệm của nhân sự
  + Hợp đồng mua thiết bị kèm hóa đơn
  + Hợp đồng thuê thiết bị kèm hóa đơn của bên cho thuê (Trường hợp đi thuê)
• Phần 5: Giải pháp và phương pháp luận thực hiện gói thầu
  + Đề xuất giải pháp thực hiện gói thầu
  + Đề xuất tiến độ thực hiện
  + Bản vẽ
  + Giá dự thầu

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu