Lưu trữ hồ sơ dự thầu trong đấu thầu được thực hiện như thế nào?

Lưu trữ hồ sơ đấu thầu gồm những gì?

• Đề cương - dự toán được duyệt
• Kết quả thẩm định Đề cương - dự toán
• Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt
• Kết quả thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu
• Quyết định thành lập tổ chuyên gia, tổ thẩm định kèm theo bằng cấp, cam kết của các thành viên trong tổ
• Quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu kèm theo Hồ sơ mời thầu
• Thông báo mời thầu
• Biên bản mở thầu (Có thể là Biên bản mở đề xuất kỹ thuật; Biên bản mở hồ sơ đề xuất về tài chính)
• Hồ sơ dự thầu (Có thể gồm 2 phần: Hồ sơ đề xuất về mặt kỹ thuật; Hồ sơ đề xuất về tài chính)
• Kết quả đánh giá của Tổ chuyên gia (Kết quả đánh giá về mặt kỹ thuật; Kết quả đánh giá về mặt tài chính)
• Kiến nghị của Tổ chuyên gia/Bên mời thầu
• Hồ sơ đề nghị làm rõ của Bên mời thầu
• Hồ sơ làm rõ của Nhà thầu
• Thông báo mời thương thảo hợp đồng
• Biên bản thương thảo hoàn thiện hợp đồng
• Báo cáo kết quả thẩm định
• Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu
• Thông báo trao hợp đồng
• Hợp đồng
• Biên bản nghiệm thu-thanh lý hợp đồng
• Hóa đơn GTGT của hợp đồng

Tất cả các hồ sơ trên đều phải được lưu giữ theo quy định của Nhà nước về đấu thầu.

Thời gian lưu trữ hồ sơ trong bao lâu

Nhìn vào danh mục hồ sơ trên chắc hẳn ai trong chúng ta cũng "giật mình" vì tài liệu quá nhiều, nhưng thực tế đúng là vậy, chưa kể mỗi một gói thầu thì lại còn có nhiều nhà thầu tham dự, mỗi 1 nhà thầu tham dự thì là 1 bộ hồ sơ dự thầu và hồ sơ làm rõ (nếu có). Hồ sơ tùy thuộc vào mức độ yêu cầu kỹ thuật của gói thầu mà khối lượng hồ sơ ít nhiều khác nhau. Thời gian lưu trữ hồ sơ được quy định "Tối thiểu 03 năm" theo quy định tại khoản 1 Điều 10 Nghị định 63/2014/NĐ-CP:

Điều 10. Lưu trữ hồ sơ trong quá trình lựa chọn nhà thầu
 

1. Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu được lưu giữ đến tối thiểu là 03 năm sau khi quyết toán hợp đồng, trừ hồ sơ quy định tại các Khoản 2, 3 và 4 Điều này.

2. Hồ sơ đề xuất về tài chính của các nhà thầu không vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật được trả lại nguyên trạng cho nhà thầu theo thời hạn sau đây:
a) Đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn: Trong vòng 10 ngày, kể từ ngày ký hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn;
b) Đối với gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ: Cùng thời gian với việc hoàn trả hoặc giải tỏa bảo đảm dự thầu của nhà thầu không được lựa chọn.
Trường hợp trong thời hạn quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản này, nhà thầu không nhận lại hồ sơ đề xuất về tài chính của mình thì bên mời thầu xem xét, quyết định việc hủy hồ sơ đề xuất về tài chính nhưng phải bảo đảm thông tin trong hồ sơ đề xuất về tài chính của nhà thầu không bị tiết lộ.

3. Trường hợp hủy thầu, hồ sơ liên quan được lưu giữ trong khoảng thời gian 12 tháng, kể từ khi ban hành quyết định hủy thầu.

4. Hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công và các tài liệu liên quan đến nhà thầu trúng thầu của gói thầu được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Đó là quy định tối thiểu, theo kinh nghiệm của chúng tôi thường thời gian lưu trữ hồ sơ là 10 năm hoặc sau khi hồ sơ đã được đoàn thanh tra, kiểm toán cấp cao nhất thực hiện đối với gói thầu đó là có thể "tạm quên" đi hồ sơ đó.

Lưu trữ hồ sơ đấu thầu qua mạng như thế nào?

Hồ sơ đấu thầu tư nhân được lưu trữ ra sao?