Hướng dẫn sử dụng tính năng “Quản lý nhà cung cấp” cho các gói dịch vụ thuộc mô hình Site Cloud

Hiện tại, tính năng "Quản lý nhà cung cấp" bao gồm các chức năng sau:

• Thêm nhà cung cấp

• Xóa dữ liệu nhà cung cấp

• Theo dõi Hoạt động nhà cung cấp

• Gửi thư mời thầu

Để sử dụng tính năng "Quản lý nhà cung cấp", Bên mời thầu cần truy cập vào trang riêng của doanh nghiệp đã được tạo khi sử dụng mô hình Site Cloud trên DauThau.Net. Ở bài viết này, DauThau.Net sẽ thực hiện mẫu trên một trang riêng thuộc mô hình Site Cloud để làm ví dụ minh họa các bước sử dụng, Bên mời thầu có thể tham khảo. 

1. Thêm nhà cung cấp

Chức năng thêm nhà cung cấp cho phép Bên mời thầu thêm thông tin nhà cung cấp vào Hệ thống đấu thầu riêng của doanh nghiệp. Với chức năng này Bên mời thầu có thể thực hiện 2 cách sau đây:

Cách 1: Thêm nhiều nhà cung cấp cùng lúc

Chức năng này cho phép Bên mời thầu thêm nhiều nhà cung cấp cùng một lúc (số lượng nhà cung cấp không giới hạn). Để thực hiện, Bên mời thầu làm theo các bước sau đây:

• Bước 1: Truy cập vào menu Nhà cung cấp.

• Bước 2: Chọn Tải file mẫu.

• Bước 3: Điền các trường thông tin vào file mẫu, bao gồm: 

  • Số thứ tự

  • Mã số thuế

  • Số ĐKKD

  • Tên hồ sơ

  • Loại hình hồ sơ

  • Loại hình doanh nghiệp

  • Họ tên người đại diện

  • Chức vụ người đại diện

  • Địa chỉ người đại diện

  • Địa chỉ email

  • Website

  • Điện thoại

  • Fax.

*** Lưu ý: Mã số thuế và Địa chỉ email là 2 trường thông tin bắt buộc và cần phải nhập chính xác

• Bước 4: Để tiến hành import danh sách nhà cung cấp vào Hệ thống, Bên mời thầu chọn Thêm danh sách nhà cung cấp (xem Hình 4) → Chọn file để import và nhấn Open (xem Hình 5).

Sau khi thực hiện xong các thao tác import file dữ liệu, hệ thống sẽ hiển thị popup thông báo số lượng nhà cung cấp đã được thêm vào danh sách.

Ví dụ: Trong bài viết này, DauThau.Net đã thực hiện nhập dữ liệu các nhà cung cấp vào file, sau đó import dữ liệu 2 nhà cung cấp lên hệ thống. Sau khi import file dữ liệu, hệ thống hiển thị popup thông báo “Đã thêm 1/2 nhà cung cấp vào danh sách!”, trong đó có 1 nhà cung cấp không được thêm vào vì lý do “Không có dữ liệu cột mã số thuế” (xem Hình 6). 

*** Lưu ý: Đối với trường hợp thông tin nhà cung cấp không có mã số thuế, hệ thống sẽ thông báo không thể thêm nhà cung cấp và hiển thị file danh sách các nhà cung cấp bị lỗi. Người dùng có thể nhấn Tải về và chỉnh sửa thông tin để tiến hành import lại (xem Hình 6). 

Cách 2: Thêm từng nhà cung cấp 

Với cách 2, Bên mời thầu sẽ thêm lần lượt thêm thông tin từng nhà cung cấp vào hệ thống, các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập vào menu Danh bạ → Chọn Doanh nghiệp trong nước.

• Bước 2: Nhập thông tin nhà cung cấp vào ô Từ khóa → Nhấn Tìm kiếm. 

• Bước 3: Sau khi hệ thống trả kết quả, nhấn chọn vào tên nhà cung cấp (xem Hình 9) ⇒ Chọn Thêm vào danh sách nhà cung cấp (xem Hình 10) → Hệ thống hiển thị popup thông báo, nhấn OK (xem Hình 11).

2. Xóa dữ liệu nhà cung cấp

Trường hợp Bên mời thầu muốn xóa dữ liệu nhà cung cấp trên Hệ thống đấu thầu của doanh nghiệp, có thể thực hiện theo 2 cách sau: 

• Cách 1: Xóa dữ liệu nhà cung cấp trên trang Nhà cung cấp

Bên mời thầu truy cập vào menu Nhà cung cấp → Nhập thông tin nhà cung cấp cần tìm vào ô Từ khóa (1) → Chọn Tìm kiếm theo Nhà cung cấp hoặc Dữ liệu import (2) → Nhấn Tìm kiếm (3) → Di chuyển chuột đến mục Thao tác và chọn icon Xóa (4) (xem Hình 12). 

Để tìm kiếm thông tin chính xác, người dùng có thể sử dụng tính năng tìm kiếm nâng cao bằng cách chọn Click để tìm kiếm nâng cao và nhập thông tin Từ khóa, Loại hình, Tìm nhà cung cấp có số điện thoại, Trạng thái import,.... Nhấn Tìm kiếm (xem Hình 13)

• Cách 2: Xóa dữ liệu nhà cung cấp trên menu Doanh nghiệp trong nước

Bên mời thầu truy cập vào menu Danh bạ → Chọn Doanh nghiệp trong nước ⇒ Nhập Từ khóa và nhấn Tìm kiếm nhà cung cấp cần xóa (xem Hình 14) ⇒ Chọn Xóa khỏi danh sách nhà cung cấp (xem Hình 15).

3. Theo dõi hoạt động của nhà cung cấp

Chức năng Hoạt động nhà cung cấp cho phép doanh nghiệp biết được tình trạng các nhà cung cấp hiện tại. Đối với chức năng này, người dùng có thể biết được: Mã số thuế/Số ĐKKD, Tên hồ sơ, Trạng thái gửi thư, Đăng ký tài khoản, Trạng thái xác thực, Tham dự thầu. 

Để sử dụng chức năng Hoạt động nhà cung cấp, người dùng thực hiện theo các hướng dẫn sau:

• Bước 1: Truy cập vào menu Nhà cung cấp → Chọn Hoạt động của nhà cung cấp.

• Bước 2: Hệ thống hiển thị danh sách nhà cung cấp theo dạng bảng với các trường thông tin như: 

  • Mã số thuế/Số ĐKKD

  • Tên hồ sơ

  • Trạng thái gửi thư

  • Đăng ký tài khoản

  • Trạng thái xác thực

  • Tham dự thầu

• Bước 3: Để tìm kiếm nhà cung cấp, người dùng nhập thông tin tìm kiếm theo Từ khóa/Trạng thái gửi thư/ Đăng ký tài khoản/ Trạng thái xác thực → nhấn Tìm kiếm. 

4. Gửi thư mời thầu

Chức năng “Gửi thư mời thầu” cho phép doanh nghiệp tìm kiếm và gửi thư mời thầu cho các nhà cung cấp có trong danh sách nhà thầu mà doanh nghiệp đã tải lên trước đó. 

Để sử dụng chức năng này, Bên mời thầu thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào menu Bên mời thầu → Chọn menu Đăng tải/ Quản lý tin mời thầu.

• Bước 2: Chọn chức năng Gửi thư mời thầu.

• Bước 3: Chọn tab Mời nhà cung cấp 

• Bước 4: Tiến hành gửi thư mời thầu đến nhà cung cấp

+) Trường hợp gửi thư mời thầu đến nhà cung cấp cụ thể: Người dùng nhập thông tin vào ô Từ khóa (1) và các trường thông tin cần tìm vào mục Tìm kiếm nâng cao (2) để tìm nhà cung cấp cần gửi thư mời thầu → Chọn tìm kiếm theo Nhà cung cấp hoặc Dữ liệu import (3) → Nhấn Tìm kiếm (4). Sau khi tìm được các nhà cung cấp phù hợp người dùng tích chọn vào ô trống trước mục Mã số thuế (5)→ Chọn Gửi thư mời thầu (6).

+) Trường hợp gửi thư mời thầu cho tất cả các nhà cung cấp: Người dùng chọn Gửi thư mời thầu cho tất cả nhà cung cấp (xem Hình 23) → Hệ thống hiển thị popup thông báo → Nhấn OK (xem Hình 24).

Sau khi gửi thư mời thầu thành công, Hệ thống sẽ gửi email thông báo cho nhà cung cấp (xem Hình 25).

Trên đây là các bước hướng dẫn sử dụng tính năng "Quản lý nhà dcung cấp" cho các gói dịch vụ thuộc mô hình Site Cloud của DauThau.Net. Mong rằng quý doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn về cách sử dụng của tính năng mới này. 

Trong quá trình sử dụng nếu có thắc mắc cần được hỗ trợ, hãy liên hệ ngay với DauThau.Net: 

• Kênh chat: m.me/dauthau.net
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: [email protected]
• Zalo OA: https://zalo.me/710508638087188690
• Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ đấu thầu: https://support.dauthau.net