3 bước chính làm hồ sơ dự thầu

Hồ sơ dự thầu là gì?

3 bước chính làm hồ sơ dự thầu

• Bước 1: Nhận thông tin hồ sơ mời thầu và tiến hành hiểu những nội dung yêu cầu. Ở giai đoạn này, đòi hỏi người chủ trì tổ chức lập hồ sơ dự thầu cần có cái nhìn tổng quát và hiểu về các lĩnh vực liên quan trong một gói thầu (như tài chính, năng lực kính nghiệm hợp đồng, nhân sự thiết bị, hiểu về giải pháp thực hiện gói thầu...). Những thao tác trong giai đoạn này nhằm biết được hồ sơ mời thầu yêu cầu những nội dung gì, từ đó chuẩn bị hoặc giao cho các bộ phận chuẩn bị các tài liệu liên quan để đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
• Bước 2: Chuẩn bị các tài liệu của hồ sơ dự thầu. Ở giai đoạn này các bộ phận liên quan hoặc người làm hồ sơ dự thầu sẽ phải tìm và chuẩn bị các tài liệu liên quan. Các tài liệu cụ thể như:
  • Bảo lãnh dự thầu (do phía ngân hàng phát hành theo yêu cầu của nhà thầu)
  • Hồ sơ về công ty như đăng ký kính doanh, giấy phép hoạt động, các chứng chỉ, chứng nhận mà công ty có
  • Số liệu tài chính và báo cáo tài chính các năm gần đây
  • Các hợp đồng tương tự kèm theo biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng và hóa đơn chứng từ chứng minh đã thực hiện hợp đồng đó
  • Hồ sơ về nhân sự và thiết bị như bằng cấp, hợp đồng lao động, tài liệu chứng minh kinh nghiệm nhân sự, các tài liệu chứng minh thiết bị thuộc sở hữu hoặc hợp đồng thuê thiết bị (nếu là thiết bị huy động)
  • Giải pháp thực hiện gói thầu
  • Đơn giá dự thầu và dự kiến giảm giá (nếu có).
• Bước 3: Nộp thầu, sau khi các tài liệu đã được tập hợp và scan dưới dạng file (nên bản PDF hoặc định dạng file ảnh có thể đọc được), người chủ trì tổ chức lập hồ sơ dự thầu sẽ tiến hành tập hợp các hồ sơ lại thành nhóm các file hồ sơ sau đó tiến hành khai báo hồ sơ dự thầu, đính kèm các file hồ sơ đã chuẩn bị nêu trên. Trường hợp là đấu thầu giấy thì thực hiện sắp xếp các tài liệu đó ra sau đó in ấn, đóng dấu công ty (nếu cần) và sao chép đóng quyển theo số lượng yêu cầu.

Hồ sơ năng lực và hồ sơ dự thầu

• Hồ sơ năng lực để giới thiệu doanh nghiệp là các thông tin chung, mang tính tổng thể sơ bộ giới thiệu về doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh chính và các thế mạnh của doanh nghiệp. Hồ sơ năng lực chủ yếu để giới thiệu đến đối tác và các bạn hàng. Tuy nhiên hồ sơ năng lực này lại không nên sử dụng cho đấu thầu bởi lẽ năng lực và kinh nghiệm sử dụng cho đấu thầu đỏi hỏi chi tiết, cụ thể và đặc biệt là phù hợp với yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Do đó nếu xây dựng hồ sơ năng lực với mục đích vừa để giới thiệu vừa để đấu thầu sẽ không phù hợp và sai đối tượng.

• Hồ sơ năng lực giới thiệu doanh nghiệp có thể được lập sẵn sử dụng cho một khoảng thời gian dài, còn hồ sơ năng lực trong đấu thầu thì phải lập ở một thời điểm cụ thể, phù hợp với năng lực tại thời điểm tham dự thầu.

Do đó không nên xây dựng hồ sơ năng lực công ty dạng profile dùng cho giới thiệu doanh nghiệp mà lại dùng cho cả đấu thầu.

Trên đây DauThau.Net chia sẻ các bước chính lập hồ sơ dự thầu dành cho các gói thầu tư nhân, hiện nay có rất nhiều gói thầu tư nhân đang được đăng tải và vận hành trên Hệ thống đấu thầu tư nhân do DauThau.Net xây dựng, các bên mời thầu, nhà thầu quan tâm vui lòng liên hệ:

• Kênh chat: m.me/dauthau.net
• Hotline: 0904.634.288 hoặc 024.8888.4288
• Email: contact@dauthau.info