Cách xin báo giá cạnh tranh đạt hiệu quả cao

Tại sao xin báo giá cạnh tranh quan trọng?

Xin báo giá cạnh tranh mang lại nhiều lợi ích cho cả bên mua và nhà cung cấp. Dưới đây là một số lý do quan trọng của việc xin báo giá cạnh tranh:

Đối với bên mua: 

• Tiết kiệm chi phí: Một trong những lý do chính để xin báo giá cạnh tranh là giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Khi bạn so sánh giá từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, bạn có cơ hội chọn được mức giá hợp lý nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Nâng cao chất lượng: Việc xin báo giá từ nhiều nhà cung cấp không chỉ giúp bạn có được giá tốt mà còn cho phép bạn đánh giá chất lượng dịch vụ của từng nhà cung cấp. Điều này giúp bạn lựa chọn được đối tác cung cấp dịch vụ tốt nhất.
• Có nhiều lựa chọn hơn: Việc so sánh báo giá từ nhiều nhà cung cấp giúp bên mua có thêm nhiều lựa chọn, từ đó dễ dàng tìm được sản phẩm/dịch vụ phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
• Đánh giá năng lực nhà cung cấp: Thông qua báo giá, người mua có thể đánh giá được năng lực, uy tín và chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp khác nhau, từ đó đưa ra lựa chọn sáng suốt nhất.

Đối với nhà cung cấp:

• Mở rộng thị trường: Tham gia vào việc cung cấp báo giá cạnh tranh giúp nhà cung cấp tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn, từ đó mở rộng thị trường và tăng doanh thu.
• Nâng cao uy tín: Khi cung cấp báo giá cạnh tranh cùng với sản phẩm/dịch vụ chất lượng tốt, nhà cung cấp sẽ dần tạo dựng được uy tín trên thị trường.
• Tăng khả năng cạnh tranh: Việc cạnh tranh về giá cả buộc nhà cung cấp phải không ngừng cải tiến sản phẩm/dịch vụ và nâng cao hiệu quả hoạt động, từ đó tăng khả năng cạnh tranh so với các đối thủ khác.

Nhìn chung, xin báo giá cạnh tranh là một hoạt động có lợi cho cả bên mua và nhà cung cấp. Đây là phương pháp cạnh tranh minh bạch, hiệu quả, các doanh nghiệp nên áp dụng dụng phương thức này để tối ưu hóa lợi ích cho chính doanh nghiệp mình.

Cách xin báo giá cạnh tranh đạt hiệu quả cao

Để có được báo giá cạnh tranh hiệu quả cao, bạn cần thực hiện theo các bước sau đây một cách cẩn thận và tỉ mỉ.

1. Chuẩn bị hồ sơ xin báo giá cạnh tranh

• Xác định rõ nhu cầu: Xác định rõ ràng sản phẩm hoặc dịch vụ bạn cần mua sắm, bao gồm: Tên gọi sản phẩm/dịch vụ, thương hiệu (nếu có), model (nếu có), Số lượng, chất lượng mong muốn, mục đích sử dụng, yêu cầu khác (ví dụ: thời gian giao hàng, chế độ bảo hành,…)
• Lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng: Thông qua các kênh như Website của nhà cung cấp, các trang web thương mại điện tử, qua giới thiệu từ bạn bè, đồng nghiệp hoặc cách tối ưu nhất là sử dụng BaoGia.Net để tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng. 
• Soạn thảo yêu cầu báo giá chi tiết: Có thể sử dụng email hoặc tin nhắn để soạn thảo yêu cầu báo giá. Trong yêu cầu báo giá, cần nêu rõ thông tin về sản phẩm/dịch vụ, số lượng, chất lượng… và đính kèm các tài liệu cần thiết (nếu có).

2. Gửi yêu cầu báo giá và theo dõi

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ thông tin, bên mua gửi yêu cầu báo giá đến nhiều nhà cung cấp, nên gửi yêu cầu báo giá đến ít nhất 3 - 5 nhà cung cấp để có thể so sánh giá cả một cách hiệu quả.

Trong nội dung yêu cầu báo giá, cần ghi rõ thời hạn báo giá mà bạn mong muốn nhận được báo giá từ nhà cung cấp.

Thường xuyên theo dõi và nhắc nhở nhà cung cấp để đảm bảo các nhà cung cấp đã gửi báo giá cho bạn. 

3. So sánh báo giá và lựa chọn nhà cung cấp

Sau thời hạn quy định, bên mua sẽ tiến hành so sánh giá cả của các nhà cung cấp dựa trên báo giá mà nhà cung cấp đã gửi (nộp). Có 03 yếu tố cần so sánh:

• So sánh trên cùng một sản phẩm/dịch vụ, cùng số lượng và chất lượng.
• So sánh chất lượng sản phẩm/dịch vụ của các nhà cung cấp thông qua các yếu tố về: thông tin trên website, tài liệu quảng cáo, đánh giá của khách hàng, kinh nghiệm của nhà cung cấp…
• So sánh các dịch vụ đi kèm như thời gian giao hàng, chế độ bảo hành, dịch vụ sau bán hàng...

Dựa trên các yếu tố này, bên mua sẽ lựa chọn nhà cung cấp có giá cả cạnh tranh, chất lượng tốt, dịch vụ uy tín và phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp.

4. Trao đổi kỹ lưỡng với nhà cung cấp trước khi ký hợp đồng

Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp, bước cuối cùng là ký hợp đồng. Bên mua cần trao đổi kỹ lưỡng với nhà cung cấp về các nội dung sau trước khi ký hợp đồng:

• Trao đổi về giá cả: Trao đổi kỹ lưỡng về giá cả, phương thức thanh toán, chiết khấu,...
• Trao đổi về sản phẩm/dịch vụ: Trao đổi kỹ lưỡng về sản phẩm/dịch vụ, bao gồm thông số kỹ thuật, chất lượng, thời gian giao hàng, chế độ bảo hành,...
• Trao đổi về hợp đồng: Trao đổi kỹ lưỡng về các điều khoản trong hợp đồng trước khi ký kết.
• Đảm bảo bạn hiểu rõ tất cả các điều khoản và yêu cầu trước khi ký hợp đồng.
• ….